Presentación
Este documento representa el direccionamiento para generar una cultura cuyo objetivo es prevenir el fraude y mitigar el riesgo de liquidación, manteniendo la confianza de los inversores, y generando controles enfocados al aseguramiento de los procesos.
Disposiciones generales
OBJETIVO DEL CÓDIGO
El presente documento tiene como principal finalidad, orientar la definición y afinamiento de comportamientos que orienten y guíen la actuación de SIMPLE S.A.
ÁMBITO DE APLICACIÓN
El ámbito de aplicación de este Código abarca principalmente las actuaciones de los órganos de dirección y administración, órganos de control, funcionarios, clientes y proveedores, con los cuales SIMPLE S.A., establezca un vínculo directo o indirecto.
NATURALEZA
“SISTEMA INTEGRADO MULTIPLE DE PAGOS ELECTRONICOS S.A.” con sigla SIMPLE S.A., identificada con el Nit 900.097.333-9, es un ente económico de carácter privado, organizado conforme a la Ley colombiana, constituido mediante escritura pública No. 2.192, en la Notaria 26 del círculo de Bogotá el 30 de Junio de 2006, inscrito en la Cámara de Comercio, el día 27 de Julio de 2006.
Título I: Identificación de la sociedad
NATURALEZA
“SISTEMA INTEGRADO MULTIPLE DE PAGOS ELECTRONICOS S.A.” con sigla SIMPLE S.A., identificada con el Nit 900.097.333-9, es un ente económico de carácter privado, organizado conforme a la Ley colombiana, constituido mediante escritura pública No. 2.192, en la Notaria 26 del círculo de Bogotá el 30 de Junio de 2006, inscrito en la Cámara de Comercio, el día 27 de Julio de 2006.
TÍTULO II: GOBERNABILIDAD DE LA COMPAÑÍA
Capítulo I: Estructura organizacional
ORGANIGRAMA DE LA DE LA COMPAÑÍA
Capítulo II: Órganos de dirección – asamblea general de accionistas
La Asamblea General de Accionistas, es el máximo Órgano de Dirección de la compañía. Se encuentra compuesta por las Cajas de Compensación Colsubsidio, Cafam, Comfandi, así como por la EPS Famisanar y Procesos & Canje S.A., quienes se reúnen anualmente de acuerdo a lo establecido en los estatutos por convocatoria ordinaria o extraordinaria en la ciudad de Bogotá D.C.”.
Capítulo III: Órganos de administración
Junta directiva
La Junta Directiva, es el máximo Órgano de Administración de la Compañía, este se encuentra integrado “por cuatro (4) miembros principales con sus respectivos suplentes personales, elegidos por el período de un (1) año según los designe la Asamblea General de Accionistas, los cuales pueden ser reelegibles indefinidamente pero también removibles en cualquier tiempo”.Gerencia general
Simple S.A., es dirigida por un Gerente General y suplente, quienes ostentan la Representación Legal, estos son nombrados por la Junta Directiva para períodos de un (1) año, pero podrán ser confirmados indefinidamente en sus cargos, lo mismo que removidos en cualquier momento.La Gerencia General contribuye al desarrollo del objeto social de la compañía, liderando los procesos de la organización hacia el logro de las metas enmarcadas en el marco estratégico y el cumplimiento del marco regulatorio colombiano.
De acuerdo con la estructura organizacional descrita en el Título II: Gobernabilidad de la compañía Capítulo I: Estructura Organizacional a continuación se describe la función principal de cada una de las áreas de la compañía:Gerencia financiera y administrativa:
Controla y suministra los recursos económicos de acuerdo con los requerimientos de las diferentes áreas basándose en las políticas establecidas.
Gerencia comercial y marketing:
Diseña, desarrolla y ejecuta la estrategia comercial y planes de acción de acuerdo con la segmentación del mercado para el cumplimiento de logros y metas establecidas con el fin de satisfacer las necesidades de nuestros clientes.Gerencia de operaciones y tecnología:
Implementa mantiene y mejora el crecimiento, la competitividad y la transformación del negocio, garantizando el respaldo tecnológico necesario para mantener la proceso de liquidación, pago y dispersión de aportes a la seguridad social, parafiscales y cesantías, a través de la planilla única frente a las necesidades internas y externas.
Dirección Jurídica:
Brinda asesoría y apoyo a las distintas áreas que conforman la organización en todo lo concerniente a temas jurídicos de contratación y normatividad legal, velando por una adecuada representación jurídica en pro de los intereses de la compañía.Dirección de Riesgos:
Identifica, analiza, valora y trata los riesgos a los que se encuentra expuesta la compañía.
Dirección de Planeación Procesos y Proyectos:
Vela por la formulación y ejecución de la planeación estratégica de la compañía, la ejecución de los proyectos por implementar y mantener y mejorar los sistemas de gestión de procesos que soportan la operación.Dirección de Talento Humano:
Suministra el talento humano competente para desarrollar las funciones de acuerdo al cargo vacante, siguiendo los lineamientos y políticas establecidas
CAPÍTULO IV: PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN Y GESTIÓN DEL DESEMPEÑO DEL PERSONAL
Selección
El proceso de selección tiene por objetivo vincular al personal competente y comprometido al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la compañía. Para esto se realizan las siguientes etapas: reclutamiento, selección, contratación y vinculación del candidato.
Gestión del desempeño
Dentro del proceso de Gestión de Talento Humano, se analiza el desempeño de cada uno de los funcionarios, mediante la evaluación de competencias laborales y habilidades generales, así como, las fortalezas y debilidades de los colaboradores de la compañía en el desarrollo de sus funciones, con el fin de proponer actividades encaminadas al cumplimiento de los objetivos organizacionales.
En caso que el desempeño del colaborador haya sido insatisfactorio, y dudándose sobre sus posibilidades de seguir cubriendo la posición, el Proceso de Gestión del Talento Humano debe comunicarle al colaborador un plan de acción que se acuerde con su jefe inmediato.Remuneración
SIMPLE S.A., retribuye a sus empleados por la prestación personal de sus servicios, a través de una remuneración mensual pactada desde el vínculo laboral establecido con el funcionario, mediante su contrato de trabajo. Dicho vínculo se constituye, de acuerdo a la estructura salarial establecida por la COMPAÑÍA.
Beneficios
Todos los beneficios consagrados a favor de los empleados se encuentran establecidos de conformidad con la ley colombiana.
Título III: De la compañía
Capítulo I: Marco de referencia corporativo
Plataforma estratégica
SIMPLE S.A. ha fijado su planteamiento y norte estratégico a través de una planeación estratégica consensuada y aprobada por sus Accionistas a través de la Junta Directiva y estructurada por medio del área de Planeación. Este marco estratégico se encuentra documentado en la Plataforma Estratégica de SIMPLE S.A.
Principios organizacionales
Honestidad:
Guardamos coherencia entre lo que expresamos y como nos comportamos, basados en la sinceridad, confianza y justicia.Seguridad de la información:
es prioridad dentro de nuestro trabajo tratar a la información como el activo más valioso para generar un vínculo de confianza
Valores organizacionales
SIMPLE S.A., desarrolla sus actividades en una cultura organizacional que es guiada con los siguientes valores:
Responsabilidad:
1.hace referencia al compromiso de conseguir los objetivos de la Organización a través del manejo adecuado y eficiente de los recursos garantizando el desarrollo y crecimiento sostenible, prevaleciendo el bien común sobre el interés particular.
Integridad:
hace referencia al actuar ético a través de la honestidad, la confiabilidad, la rectitud y la transparencia; el actuar de los colaboradores debe ser coherente en relación a lo que piensa, dice y hace en el ámbito personal y organizacional, ser fieles a los principios y valores que rigen a la Organización.
Perseverancia:
hace referencia a la firmeza y constancia en el actuar para lograr los objetivos organizacionales. Es la fuerza interior que nos permite lograr lo que nos proponemos.
Principios de responsabilidad social
SIMPLE S.A. desarrolla sus principios organizacionales hacia la sociedad a través:
Transparencia:
1. La información que genera la compañía se presenta de manera clara y objetiva.
Comportamiento ético:
2. Mantenemos una actitud y conducta confiable y equitativa, respondiendo de manera integral a las necesidades de nuestros grupos de interés.
Respeto al principio de legalidad:
3. En cada una de las actividades desarrolladas se sujeta a la voluntad de la ley y de su jurisdicción y no a la voluntad de las personas. SIMPLE S.A., cumple con las leyes y regulaciones, su Junta Directiva, el Gerente General, el Comité Gerencial y sus empleados declaran que no se tolera la corrupción en ninguna de sus formas, incluidas la piratería, la política, el fraude, la extorsión y el soborno, de acuerdo con lo establecido en el Principio 10 del Pacto Global (Anticorrupción).
Respeto a los derechos humanos:
4. Adoptamos las medidas necesarias para que prevalezca el respeto a los derechos humanos de las partes interesadas, brindando trato digno, justo y con igualdad.
Política anticorrupción
En las relaciones de los empleados y accionistas con entidades del orden público y/o privado, se dará especial observancia a la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción), con el fin de evitar actos de corrupción tales como: soborno, estafa, enriquecimiento ilícito, evasión fiscal, etc. La comisión de estas conductas no será tolerada y se sancionará con la máxima penalidad disciplinaria.
Cultura de calidad
En SIMPLE S.A., estamos comprometidos con la satisfacción de las necesidades de nuestros clientes. Para ello brindamos herramientas que permiten garantizar la mejora continua al interior de la organización, a través del aseguramiento de la calidad en los procesos ejecutados por la compañía, siempre dentro del marco de referencia de la norma ISO 27001, adoptada desde el año 2009.
Política de servicio al cliente
En SIMPLE S.A., el buen servicio se logra con el compromiso de cada una de las personas que forman parte de la COMPAÑÍA. Nuestro pilar fundamental, es el fortalecimiento de una cultura orientada al servicio, apoyado en procesos orientados al cliente, una arquitectura física y tecnológica con la cual se gestione la información; apoyados en aliados estratégicos que nos permita conocer y satisfacer a nuestros clientes de manera oportuna consolidando relaciones a largo plazo e incrementando constantemente su lealtad.
Políticas sobre el gobierno de tecnología
Procedimiento Ejecución Desarrollos Internos
Es responsabilidad del Director de Tecnología la definición anual de un plan estratégico de tecnologías de la Información (PETI), el cual identificará acciones y proyectos tecnológicos necesarios para apoyar el cumplimiento de los objetivos estratégicos de SIMPLE S.A.
Capítulo II: Productos, servicios y canales
Productos y servicios
La PLANILLA INTEGRADA DE LIQUIDACION DE APORTES –PILA- es el sistema regulado por el estado colombiano, para que los aportantes (empresas – trabajadores independientes) liquiden y realicen el pago de manera integrada de los aportes que se deben realizar al sistema de seguridad social y demás parafiscales, validando que se haga de acuerdo a la normatividad vigente.
SIMPLE S.A. como Operador de Información autorizado de PILA presta los servicios de planilla electrónica, planilla asistida telefónica –PAT- y Presencialmente –PAP-. Adicionalmente presta los servicios de liquidación y pago de cesantías para las administradoras de fondos de cesantías.Canales de entrega del servicio
SIMPLE S.A., cuenta con los siguientes canales de entrega para sus servicios de liquidación y pago de aportes al sistema de seguridad social y parafiscales a través del formato de Planilla Única – PILA:
Portal Web Contact Center Puntos de Atención Red de Recaudo – Pago Electrónico a través de la Red Bancaria ACH ingresando a nuestro Portal web www.pagosimple.com. – Pago en Bancos: A través del Banco AV Villas y Bancompartir. – Pago en Supermercados: Colsubsidio, Comfandi y Almacenes del Grupo Éxito. Así mismo, ofrece una mesa de ayuda telefónica –FONOSIMPLE- que acoge las inquietudes y brinda soluciones a los Aportantes.Capítulo III: Ingresos y politicas financieras
Ingresos
SIMPLE S.A., en su calidad de Operador de Información autorizado por el Ministerio de Salud y Protección Social obtiene sus ingresos en virtud del servicio de liquidación, recaudo y dispersión de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes mediante canales electrónicos o asistidos. Producto de estas transacciones y de la compra en el mercado de interconexión, se genera un volumen de registros; los cuales se distribuyen a las administradoras con las que existe convenio y los restantes a otros operadores de información.
Políticas financieras
Presupuesto
SIMPLE S.A., elabora anualmente el presupuesto de ingresos, costos, gastos e inversiones, que constituye la guía de acción para el cumplimiento de sus metas; el cual es aprobado por la Junta Directiva de la compañía y del cual se deriva mensualmente el adecuado seguimiento en el cumplimiento de su ejecución y de ser necesaria, la aplicación de correctivos en materia financiera.
Inversiones
Las operaciones de inversión se manejan bajo las políticas establecidas por la Junta Directiva de la Sociedad, ésta determina las entidades y características con las cuales se manejan las inversiones y asigna los límites máximos a invertir.
Pagos a terceros
En los pagos a terceros, se aplica un procedimiento adecuado con el fin de garantizar el pago correspondiente a las distintas obligaciones asumidas por la compañía. Igualmente, este procedimiento contempla las políticas, condiciones de pago y los trámites previos correspondientes.
Capítulo IV: Del sistema de gestión de riesgos
Concepto, alcance y órganos involucrados en la gestión integral de riesgos
SIMPLE S.A., desde su gestión estratégica, ha implementado la política y un marco metodológico en la gestión de riesgos; con el fin de generar un valor agregado que permita identificar, analizar, valorar y tratar los riesgos a los que se ve expuesta, con el fin de encaminarse al logro de los objetivos estratégicos en concordancia con propósito y mega institucional.
Para ello se ha diseñado la política y la metodología para la Gestión de Riesgos las cuales establecen:Política de gestión de riesgos
“La Gestión de Riesgos en SIMPLE es una actividad permanente, establecida por el órgano de dirección bajo responsabilidad de los dueños de procesos y quienes ejecutan proyectos y planes de la organización; permitiendo la identificación, análisis, evaluación, tratamiento, monitoreo y comunicación de los riesgos a los que se ve expuesto SIMPLE para alcanzar el logro de sus objetivos.”
Metodología de gestión de riesgos
Brinda una guía genérica que debe ser aplicada por los colaboradores de la compañía en todo emprendimiento, proyecto y proceso para gestionar el riesgo en la COMPAÑÍA.
Está metodología toma como marco referente la Norma ISO 31000. Bajo este contexto, la Gestión de Riesgos es un proceso formal ordenado y lógico, para desarrollar, establecer y alentar la gestión sistemática de riesgos en la compañía, que aplica el modelo PHVA en su estructuración. Para alcanzar los objetivos del sistema de administración de riesgos se da un tratamiento a los riesgos de acuerdo a la clasificación que surge del proceso de evaluación de los mismos.
Título IV: Sobre los resultados de la administración
Capítulo I: Mecanismos para fijar, evaluar y verificar los resultados
La forma de evaluar los resultados de la gestión gerencial de la compañía, se protocoliza a través del informe de gestión presentado por el Gerente General; informe que inicialmente es acogido por sesión de la Junta Directiva y que finaliza con la aprobación del mismo por parte de la Asamblea Anual de Accionistas de carácter ordinario.
Capítulo II: Órganos de control
La Compañía cuenta con mecanismos de control internos y externos que le permiten regular sus actuaciones, los cuales se enuncian a continuación:
Controles externos
• Superintendencia de Sociedades
• Superintendencia Financiera de Colombia • Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)Revisoría fiscal
Nombramiento
La Revisoría Fiscal es un órgano de control elegido por la Asamblea General de Accionistas. El Revisor Fiscal y su suplente que lo remplazará en sus faltas, son elegidos para períodos de dos (2) años, en la sesión ordinaria de la Asamblea General de Accionistas correspondiente al primer semestre de cada año.
Requisitos
Para ser elegido como Revisor Fiscal de la COMPAÑÍA, es necesario cumplir con los requisitos legales que se encuentran establecidos en la ley 43 de 1990, el código de comercio y su modificación en la ley 222 de 1995. Igualmente, no estar inmerso en ninguna inhabilidad e incompatibilidad.
Funciones
Sus funciones se encuentran definidas en el artículo 207 del Código de Comercio y en el artículo Décimo Noveno del “Reglamento de la Asamblea General de Accionistas de Simple S.A” (Ver Anexo 1 del presente código).
Inhabilidades e Incompatibilidades
El Revisor Fiscal de la COMPAÑÍA y su Suplente que lo reemplaza en sus faltas, no podrá ni por sí mismo, ni por interpuesta persona, tener acciones de la compañía, ni celebrar, directa o indirectamente, contratos con ellas; su cargo es incompatible con cualquier otro en la misma COMPAÑÍA.
Controles internos
Junta directiva
Su función como órgano de control radica en la toma de decisiones encaminadas a conseguir el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la compañía en pro del desarrollo del objeto social.
Comité gerencial
El Comité Gerencial, se encuentra conformado por el Gerente General, Gerente de Tecnología y Operaciones, Gerente Comercial y de Mercadeo, Gerente Administrativo y Financiero, Director Servicios Compartidos, Director de Talento Humano, Director Jurídico, Director de Mercadeo estratégico y Jefe de Riesgos.
Comité de auditoría
El Comité de Auditoría es un órgano de asesoría y apoyo, dependiente de la Junta Directiva, encargado de la evaluación del control interno de la compañía y su mejoramiento continuo.
Este comité se encuentra conformado por tres (3) miembros de Junta Directiva. A su vez cuenta con los siguientes invitados permanentes: Gerente General, Gerente Financiero y Administrativo, y Auditor Interno; y como invitados ocasionales la Revisoría Fiscal y otros de acuerdo a las definiciones del Comité. Este proceso es definido por parte de la Gerencia General con el propósito de generar valor a través del aseguramiento de los procesos de la compañía, por medio de la evaluación del sistema de control interno – SCI.
Título V: Grupos de interés
Capítulo I: De las relaciones económicas entre simple s.a. y sus grupos de interés
Las relaciones económicas entre SIMPLE S.A., y sus grupos de interés lideradas por la Junta Directiva y administradas por la Gerencia de la Compañía.
Para garantizar la adecuada relación entre los grupos de interés es importante que la Administración, diseñe políticas encaminadas a cubrir los intereses de los grupos de interés identificados con el fin de preservar a través del tiempo, las relaciones con los mismos.
Capítulo II: Identificación de los grupos de interés
A continuación, se mencionan los grupos de interés con los cuales se tiene relación:
Capítulo III: De los proveedores
La selección de proveedores se realiza de acuerdo con las necesidades estratégicas de la compañía, cumpliendo con los límites autorizados para contratos, egresos e inversiones en activos.
Título VI: Conflictos de interés
Capítulo I: Definición
Los conflictos de interés son aquellas situaciones en las que no es posible la satisfacción simultánea de intereses de un Accionista, miembro de Junta Directiva, Funcionario o cualquier persona vinculada directa o indirectamente (o a favor de un tercero) con los intereses de la COMPAÑÍA.
Capítulo II: Administración de conflictos de interés
En la actuación de los funcionarios
Cuando un funcionario se encuentra inmerso en una situación que genera un conflicto de interés, debe reportarlo a la Jefatura de Talento Humano, con el fin de que en esta instancia, se evalúe la trascendencia del impedimento y conjuntamente con el implicado se de una adecuada solución conforme a los lineamientos del Capítulo III del presente Título. Entiéndase esta situación como toda transacción en la que implique un beneficio personal para el funcionario o algún tercero (sus familiares, como lo son las personas ligadas entre sí por matrimonio, o por parentesco dentro del tercer grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil), sobre el desarrollo de sus funciones propias delegadas por la COMPAÑÍA.
Igualmente, los funcionarios de SIMPLE S.A., se comprometen a actuar de la siguiente manera: 1. No aceptar obsequios monetarios o promocionales de los subordinados, proveedores y contratistas que por su valor económico representen un compromiso con el otorgante. 2. No participar en eventos organizados por proveedores y contratistas que puedan llegar a comprometer la neutralidad y autonomía de la COMPAÑÍA. 3. Mantener siempre una actitud neutral, transparente y ética en la relación Clientes-Empresa al igual que la relación con los proveedores y contratistas. 4. Evitar la promoción pública en los medios de comunicación que pueda establecer algún vínculo con los proveedores y contratistas, sin la debida autorización por la Gerencia de la COMPAÑÍA. 5. No aceptar, ni recibir por cualquier índole, pagos por parte de los subordinados, proveedores y contratistas que signifiquen un vínculo comercial directo o indirecto con ellos, previniendo el conflicto de interés.En las relaciones con los proveedores
Como regla general las relaciones con los proveedores deben tener en cuenta aspectos como: la confidencialidad, la planeación de tópicos inherentes a la viabilidad técnica, financiera y operativa del servicio contratado, los acuerdos de niveles de servicio, el levantamiento de requerimientos específicos fruto del proceso de negociación y la parametrización necesaria para la puesta en marcha del objeto que se contrata.
De igual manera en el contrato firmado por las partes se definirán los límites de responsabilidad asumida en la ejecución del servicio contratado desde el establecimiento de los roles específicos de contratante y proveedor, así como la forma viable de resolver las diferencias que se presenten por la ejecución del objeto contratado.Capítulo III: Resolución de conflictos de interés
Con los accionistas o los miembros de la junta directiva:
En el caso de ocurrir situaciones que generan conflictos de intereses, desempeñando el rol de Accionista o miembro de Junta Directiva, se deberá convocar a Junta Directiva Extraordinaria (para el rol de miembro de Junta Directiva) o sesión extraordinaria (para el rol de accionista) para su discusión y resolución.
Con la gerencia general:
Para la resolución de conflictos de interés que involucren a la Gerencia General, se deberá convocar a una sesión ordinaria o extraordinaria de la Junta Directiva donde la administración de la compañía presentará las pruebas pertinentes para exponer el conflicto.
Con los funcionarios de la compañía:
Al momento de presentarse la situación que generaría el conflicto de interés y comunicada a la Jefatura de Talento Humano, se deberá realizar un análisis de causas y esta dependencia deberá pronunciarse con respuesta formal documentada, en un plazo no mayor a tres (3) días hábiles, de la siguiente manera: Se delega en otro funcionario, el proceso de toma de decisiones relacionado con la situación sobre la cual se predica el conflicto de interés y se toman los correctivos necesarios para mitigar los riesgos inherentes al conflicto.
Con los proveedores:
La Junta Directiva, es la encargada de dirimir los problemas que se presenten con los proveedores Accionistas y para otros proveedores estará a cargo de la Gerencia General de la compañía, quienes impartirán las políticas que se manejarán en la administración y ejecución del contrato.
Título VII: Manejo de la información
Capítulo I: Tipos de información
Acorde con el manual de clasificación y manejo de la información de SIMPLE S.A., se define y se considera:
Información pública:
Es toda información y documentación generada en los procesos u obtenida por los funcionarios de SIMPLE S.A., en sus actividades, con fines público y cuya divulgación a terceros no puede lesionar los intereses de la organización, de los clientes y/o usuarios. La información pública en SIMPLE S.A, es:
• La publicada en la página web que es de consulta pública.
• Toda información que sea solicitada por entes de control y vigilancia.
Información uso interno:
Es toda información y documentación generada en los procesos de SIMPLE S.A., que contempla las estrategias internas de nivel organizacional, los temas comerciales, los procedimientos de uso interno, entre otras y cuya divulgación a terceros puede lesionar los intereses de la organización.
Información Confidencial:
Información que por su contenido solo interesa a quienes va dirigido y cuya divulgación no autorizada puede ocasionar perjuicios a determinada área o funcionario de SIMPLE S.A., Igualmente se considera información confidencial de SIMPLE S.A., toda información y documentación generada y/o procesada en los procesos que contemplan las estrategias del negocio, asuntos contables, de secreto organizacional y la relación con proveedores; la cual solo puede ser conocida y difundida a las partes interesadas dentro de la organización y cuya divulgación a terceros puede afectar los intereses de Simple S.A., de los clientes y proveedores.
Información Reservada:
: Información cuya divulgación no autorizada puede ser perjudicial para los intereses o la reputación de la SIMPLE S.A., Se considera Información reservada para SIMPLE S.A., toda información y documentación generada y/o procesada en los procesos de SIMPLE S.A., que contempla estrategias y manejos críticos del negocio, los desarrollos de propiedad de la organización y contiene datos personales que son regidos bajo la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la cual solo puede ser conocida y difundida a las partes interesadas dentro de la organización y cuya divulgación a terceros puede lesionar los intereses de la organización, de los clientes y/o usuarios.
Capítulo II: Estándares de información
SIMPLE S.A., es una empresa que tiene una vigilancia mixta ejercida por la Superintendencia de Sociedades y por la Superintendencia Financiera bajo los criterios técnicos en materia de riesgo operativo, seguridad y calidad de la información, razón por la cual debe proporcionar la información solicitada por dichos Entes de Control, en los lineamientos, tiempos y formatos que la misma designe.
Importancia de la información
En SIMPLE S.A., la información es catalogada como el bien intangible de mayor importancia, ya que su manejo tiene efectos económicos, jurídicos y estratégicos para todos los grupos de interés.
Manejo y suministro de la información
SIMPLE S.A., en cumplimiento de las disposiciones legales y acorde con la normativa contable genera los informes sobre su situación financiera y está en la obligación de informar a sus Accionistas, Junta Directiva y/o Entes de Control, acerca de los estados financieros con los soportes que sean necesarios para tal fin (informe de Revisoría Fiscal, notas a los estados o cualquier otro que le sea requerido o la Compañía considere pertinente); en el caso que se requiera el suministro de información confidencial se realizará observando las políticas definidas en el manual de clasificación de la información.
El suministro de la información cuenta con los mecanismos necesarios para que cumpla con las condiciones de igualdad, integridad, disponibilidad y confidencialidad.
Vale la pena aclarar, que no se revelará de manera parcial o total la información que pueda ser parte del Know-how (secretos tecnológicos, estratégicos, organizacionales, comerciales o cualquiera que constituya valor) de la organización, por parte de los funcionarios que en ejercicio de sus funciones pudieron tener conocimiento de ella. Del mismo modo, SIMPLE S.A., a través del proceso de seguridad de la información evitará el acceso no autorizado a la información “sensible”.
Título VIII: Cumplimiento del código de buen gobierno corporativo
Cumplimiento del código
El cumplimiento de este Código, se encuentra bajo responsabilidad de la Junta Directiva, órgano de Administración de la compañía; así como de la Gerencia General, quienes velarán por su acatamiento y divulgación con el fin de coordinar los cambios, modificaciones y reformas que éste presente. Igualmente, la Junta Directiva podrá delegar en un Comité, las situaciones que sean inherentes al mismo.
Glosario de términos
Administración de riesgos
Rama de la gestión institucional que capacita a la dirección y a todo el personal de la compañía para identificar, evaluar y gestionar los riesgos, aplicada en la definición de la estrategia y en toda la compañía y diseñada para identificar eventos potenciales que puedan afectar a la organización y gestionar sus riesgos dentro del riesgo aceptado, proporcionando una seguridad razonable sobre el logro de los objetivos.
Análisis de riesgos
Determinar el impacto y la probabilidad del riesgo. Dependiendo de la información disponible como registros de ocurrencia de riesgos, informes de los entes de control.
Causa
Medios, circunstancias y agentes que generan los riesgos.
Confidencialidad
Los empleados, proveedores y colaboradores de SIMPLE S.A., deberán garantizar que dentro de los procesos de la organización se mantenga la reserva sobre la documentación propia de sus funciones y cualquiera que se encuentre bajo su custodia. Es por esto, que se debe evitar el uso indebido o el conocimiento de la información por personas o entidades que no tengan autorización para ello.
Control
Acción que tiende a minimizar los riesgos, significa analizar el desempeño de las operaciones, evidenciando posibles desviaciones frente al resultado esperado para la adopción de medidas preventivas. Los controles proporcionan un modelo operacional de seguridad razonable en el logro de los objetivos.
Disponibilidad
Es deber de SIMPLE S.A., hacer uso de los mecanismos, metodologías y tecnologías que le garanticen la disponibilidad en tiempo real de la información y en el formato que es requerida.
Igualdad
SIMPLE S.A. garantiza la adopción de directrices para que la información sea entregada a los accionistas, directivos, funcionarios, empleados, proveedores y entes de control de manera íntegra, clara, oportuna y veraz, bajo los mismos estándares de igualdad para todos.
Información
Es un conjunto de datos acerca de algún suceso, hecho o fenómeno, que organizados en un contexto determinado tienen su significado, cuyo propósito puede ser el de reducir la incertidumbre o incrementar el conocimiento acerca de algo.
Información Confidencial
Es la información y documentación generada en los procesos u obtenida por la Compañía en sus funciones y cuya divulgación a terceros puede lesionar los intereses de la organización o de los clientes, por lo anterior, esta no puede ser revelada a terceros. Para el uso de esta información se debe tener autorización del dueño de proceso o del custodio de la misma.
Información Pública
Es la información que ha sido declarada de conocimiento público por alguna norma jurídica o por la(s) persona(s) autorizadas dentro de la Organización. Esta información puede ser publicada y entregada a cualquier persona, sin que esto genere riesgos para la Organización
Integridad
La información suministrada por SIMPLE S.A. no podrá ser inexacta, tendenciosa, engañosa, incompleta, alterada o incongruente, que pueda hacer incurrir en error a quien la percibe. Y como consecuencia, pueda generar alteraciones o sanciones a los terceros.
Plan de manejo del Riesgo
Plan de acción propuesto por el grupo de trabajo, cuya evaluación de costo/beneficio resulta positiva y es aprobado por la Gerencia.
Plan de mejoramiento
Parte del plan de manejo que contiene las técnicas de la gestión del riesgo orientadas a prevenir, evitar, reducir, dispersar, transferir o asumir riesgos.
Política
Directriz sobre lo que debería hacerse al ejecutar un control. Una política sirve como base para implementar un control.
Procedimiento
Conjunto de acciones para poner en práctica una política y gestionar un proceso.
Proceso
Serie de acciones tomadas para conducir la Compañía hacia el logro de sus objetivos
Riesgo
Posibilidad de ocurrencia de toda aquella situación que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la compañía y le impidan el logro de sus objetivos.
vfvfvlfvlf,vffd bienvenido